Réservation de matériel en ligne

01Une ressource, ce n'est pas forcément quelqu'un

Dans DispoSpot, l'objet réservable s'appelle une ressource, et une ressource se décline en trois types : une personne, un véhicule ou un équipement. Les trois fonctionnent de la même façon. Chacune possède son propre planning, ses propres horaires d'ouverture, et ne peut pas être engagée deux fois sur la même plage.

Le modèle « Activités de loisir » proposé à l'inscription en donne un exemple complet : un moniteur d'activités, un sauveteur, un kayak, un jet-ski et un kit de paintball. Deux personnes, trois équipements, tous dans la même liste et tous soumis aux mêmes règles.

C'est ce détail de modélisation qui fait la différence à l'usage. Vous n'avez pas à contourner l'outil avec des astuces de calendriers parallèles ou de faux collaborateurs nommés « Kayak 3 ».

02Capacité par créneau : quand un équipement sert plusieurs personnes

Certains équipements se prêtent à une personne à la fois, d'autres à un groupe. Une prestation porte donc une capacité, c'est-à-dire le nombre de places disponibles sur un même créneau.

Dans le modèle, cela donne : une session kayak d'une heure à 40 € pour un groupe de huit personnes, un pilotage de jet-ski de 30 minutes à 60 € limité à deux, une partie de paintball de deux heures à 35 € pour douze joueurs, une formule découverte de 90 minutes à 85 € pour quatre, et un forfait entreprise de trois heures sur devis jusqu'à vingt personnes.

Le compteur se décrémente à chaque réservation, et le créneau se ferme une fois plein. Personne ne se retrouve sur la berge à expliquer qu'il n'y a plus de gilet à sa taille.

03Combiner une personne et un équipement

Les situations intéressantes sont celles où les deux comptent. Un pilotage de jet-ski avec moniteur exige le jet-ski et le moniteur. Si le moniteur donne un cours de kayak au même moment, la sortie ne doit pas être proposée, même si le jet-ski est à quai.

Vous rattachez chaque prestation aux ressources dont elle a besoin, et une réservation ne se confirme que si toutes sont libres sur toute la durée. C'est la règle qui supprime la catégorie d'erreurs la plus coûteuse, celle qu'un tableur ne verra jamais : la disponibilité partielle.

• Un équipement en panne se désactive : il sort des disponibilités sans effacer l'historique.
• Un équipement saisonnier se désactive hors saison, et se réactive quand il repart.
• Une prestation sans ressource déclarée puise dans toutes celles de l'organisation.

04Les métiers où le matériel décide du planning

Le cas des loisirs est le plus visible, mais il est loin d'être le seul. Le même mécanisme sert dès qu'un objet limite le nombre de ventes possibles dans une journée.

• Location d'embarcations, de vélos, de matériel de sport ou de plein air.
• Location de salles, de studios, de box et d'espaces événementiels.
• Ateliers et garages, où le pont élévateur compte autant que le mécanicien.
• Chantiers, où le camion, la remorque ou l'engin sont partagés entre plusieurs équipes.
• Prestataires qui se déplacent avec un matériel unique : sono, éclairage, matériel photo.

Dans tous ces cas, la question posée à un logiciel de réservation n'est pas « qui est libre » mais « avec quoi puis-je honorer cette demande ».

05Délais, annulations et retours

Le modèle « Activités de loisir » ouvre les réservations jusqu'à deux heures avant le départ, sur un horizon de 60 jours, avec une annulation possible jusqu'à 24 heures avant. Il ouvre sept jours sur sept, de 9 h à 19 h, ce qui correspond à une saison.

Ces règles se posent par prestation. Une location à la journée peut demander plus d'anticipation qu'une sortie d'une heure, et une activité encadrée peut exiger un délai d'annulation plus long qu'une location libre.

Le temps de remise en état entre deux locations n'est pas un réglage séparé : il se traite en allongeant légèrement la durée de la prestation, de sorte que le créneau suivant ne démarre pas à la seconde où le précédent se termine.

06Une page à votre nom, sans commission

Votre catalogue s'affiche sur une page à votre nom, avec vos couleurs, vos photos et vos horaires. Vos clients réservent sans créer de compte, reçoivent une confirmation par email puis un rappel avant le départ.

L'abonnement dépend du nombre de ressources actives, donc du parc que vous gérez, et pas du chiffre d'affaires que vous faites avec. Une plateforme qui prélève un pourcentage vous coûte d'autant plus cher que votre saison est bonne. Ici, une bonne saison ne change pas la facture.

07Ce que DispoSpot ne fait pas

• Pas de caution en ligne. La réservation, elle, peut se régler par carte en totalité ou en acompte, sans commission de notre part, mais le chèque de caution reste un geste du comptoir.
• Pas de gestion de stock ni d'inventaire. Une ressource est disponible ou non, l'outil ne suit ni l'usure, ni l'entretien, ni la valeur du parc.
• Pas d'état des lieux, de contrat de location ni de signature électronique.
• Pas de place de marché. Personne ne vous listera à côté d'un concurrent, et personne ne vous vendra une mise en avant.

08Modéliser son parc en une heure

1. Listez ce qui limite réellement vos ventes : les objets dont vous n'avez pas assez, pas les objets que vous possédez.
2. Créez une ressource par unité vraiment distincte. Six kayaks identiques peuvent devenir six ressources, ou une prestation à capacité six, selon que vous les louez séparément ou par sortie encadrée.
3. Créez vos prestations, avec leur durée, leur capacité et leur tarif.
4. Rattachez chaque prestation aux ressources qu'elle mobilise, humaines et matérielles.
5. Testez une journée type et vérifiez que les créneaux impossibles ne sont pas proposés.

L'étape 2 est celle qui mérite dix minutes de réflexion : c'est elle qui décide si votre planning reflète la réalité de votre parc. L'essai est gratuit et sans carte bancaire, le meilleur moment pour se tromper est maintenant.

Questions fréquentes