Logiciel de réservation pour auto-école

01Un mercredi entre conduite et code

Le modèle croise trois plannings à la fois : celui du moniteur, celui de la voiture et celui de la salle. Un créneau ne devient réservable que si tout ce dont la leçon a besoin est libre au même moment.

02Le véhicule décide de votre planning, pas votre effectif

Une heure de conduite mobilise trois choses au minimum : un enseignant, une voiture, et un élève qui se présente. Sur un cahier ou un tableur, seule la première est suivie. Le parc roulant, lui, est compté de tête, et c'est presque toujours par là que la double réservation arrive.

Le modèle livré déclare trois ressources : le moniteur agréé, le véhicule école automatique et la salle informatique de code. Chacune a son planning et ses horaires. Vous rattachez ensuite chaque prestation aux ressources dont elle a besoin, et la règle devient mécanique : pas de voiture libre, pas de leçon proposée, même si l'enseignant est disponible.

Ajoutez vos véhicules réels un par un, avec leur nom d'usage. Un deuxième véhicule boîte manuelle est une ressource de plus, exactement comme un deuxième enseignant, et il double vos créneaux vendables sans que vous ayez à y penser.

03Un catalogue lisible : l'heure, l'examen blanc, le code

Le modèle arrive avec six prestations déjà écrites, que vous renommez et retarifez en quelques minutes. La leçon de conduite d'une heure est affichée à 50 €. L'examen blanc de conduite occupe un créneau d'une heure pour un parcours de 45 minutes, à 45 €, ce qui laisse le temps du bilan avec l'élève. L'examen blanc de code dure 45 minutes et vaut 25 €. Le test de code de découverte, lui, n'affiche aucun tarif.

Les créneaux sont générés au pas d'une heure. C'est le bon réglage pour de la conduite, où la demi-heure n'a pas de sens une fois le trajet aller et retour compté. Vous pouvez le descendre si vous vendez des séances plus courtes en salle.

Les montants du modèle ne sont pas une recommandation de prix. Ce sont des valeurs de départ pour que votre catalogue ne soit pas vide au premier jour. Remplacez-les par les vôtres avant de publier votre page.

04Les forfaits d'heures, à lire avant de les publier

Le modèle propose un forfait de cinq leçons à 240 € et un forfait de dix leçons à 470 €. Attention à la façon dont ils sont modélisés : ce sont des prestations de cinq heures et de dix heures. Publiées telles quelles, elles demandent à l'élève de réserver dix heures d'affilée, ce que personne ne fait.

Trois montages fonctionnent, selon votre façon de vendre :

• Ne publier que la leçon d'une heure, et vendre le forfait à l'inscription, hors ligne. C'est le plus simple et le plus courant.
• Garder le forfait dans votre catalogue comme repère tarifaire, et enregistrer vous-même les heures une par une depuis votre agenda, au fil des appels.
• Conserver un bloc long uniquement s'il correspond à quelque chose de réel, par exemple une journée de conduite en continu pendant les vacances.

Dans tous les cas, sachez-le avant de vous engager : DispoSpot ne tient aucun compteur d'heures restantes. Il ne saura pas qu'un élève a consommé sept heures sur dix. Le solde reste dans votre suivi habituel.

05La salle de code se réserve comme une voiture

Une séance de code n'occupe pas un enseignant de la même façon qu'une leçon. Elle occupe des postes. C'est pour cela que chaque prestation porte une capacité : le nombre de places ouvertes sur un même créneau.

Le modèle limite l'examen blanc de code à une place, ce qui suppose un poste unique. Si votre salle en compte huit, montez la capacité de la prestation à huit : le compteur se décrémente à chaque inscription et le créneau se ferme une fois complet. La salle reste une ressource à part entière, avec ses propres plages d'ouverture, distinctes de celles de la voiture.

06Délais, annulations et horaires d'ouverture

Le modèle demande 24 heures d'anticipation pour réserver, autorise l'annulation jusqu'à 12 heures avant la leçon, et ouvre l'agenda sur 60 jours. Ces trois valeurs sont les plus structurantes de tout le réglage : la première protège votre organisation de la veille, la deuxième vous laisse une chance de replacer le créneau, la troisième évite qu'un élève bloque un samedi de juin dès le mois de janvier.

Les horaires par défaut couvrent le lundi au jeudi de 9 h à 12 h puis de 14 h à 19 h, le vendredi jusqu'à 20 h, et le samedi de 9 h à 12 h puis de 14 h à 17 h. Vous les ajustez par ressource, ce qui permet par exemple d'ouvrir la salle de code le samedi après-midi sans ouvrir la conduite.

Les congés et les indisponibilités se posent directement sur la ressource concernée, avec un motif. Une voiture immobilisée au garage se bloque pour la durée de la réparation, et aucune leçon ne pourra tomber dessus.

07Le rappel de la veille, contre les heures perdues

À la réservation, l'élève reçoit une confirmation par email, avec un fichier d'agenda joint qu'il ajoute à son téléphone en un geste. Environ 24 heures avant la leçon, un rappel automatique part vers la même adresse. Il dispose aussi d'un lien personnel pour annuler sans passer par le secrétariat.

Une heure non honorée n'est pas un simple trou dans la journée. Elle immobilise l'enseignant et le véhicule pendant que l'élève suivant, lui, attend une place depuis trois semaines. C'est l'automatisme qui demande le moins de travail et qui se rembourse le plus vite.

08Ce que DispoSpot ne fait pas

Le périmètre est volontairement étroit. Autant le savoir avant l'essai plutôt qu'au troisième jour.

• Aucun suivi pédagogique. Ni livret d'apprentissage, ni grille de compétences, ni bilan de progression. L'outil réserve du temps, il ne suit pas l'élève.
• Aucun compteur d'heures de forfait, comme expliqué plus haut.
• Aucune connexion avec les services de l'État pour les places d'examen. Vos démarches restent les vôtres.
• Un encaissement limité à la réservation : l'élève peut régler sa leçon en ligne sans commission, mais la caisse de l'école et le suivi des règlements de forfaits restent dans vos outils.
• Aucun apport d'élèves. Il n'y a ni annuaire, ni mise en avant payante : votre page est à vous, votre clientèle aussi.

09Passer du carnet à l'agenda en ligne

1. Créez votre compte et choisissez le modèle « Auto-école et code de la route ».
2. Déclarez vos ressources réelles : chaque enseignant, chaque véhicule, chaque salle.
3. Ajustez le catalogue, en tranchant d'abord la question des forfaits.
4. Réglez les horaires de chaque ressource séparément, la conduite et le code n'ouvrent pas aux mêmes heures.
5. Publiez votre page et posez le lien sur votre fiche d'établissement, votre site et vos affiches de vitrine.

L'essai ne coûte rien et ne réclame aucune carte bancaire. Le seul test qui prouve quelque chose consiste à saisir une semaine réelle, avec vos vraies voitures et vos vrais congés, plutôt qu'un planning d'exemple.

10Ce que votre page d'auto-école embarque

Questions fréquentes