Planning partagé entre plusieurs employés

01Un planning qui se lit en colonnes

L'agenda s'affiche en vue jour ou en vue semaine, avec une colonne par ressource et une couleur par ressource. Un filtre permet de n'en garder que quelques-unes, par exemple les deux personnes qui partent en binôme demain matin.

Toutes les réservations arrivent au même endroit, qu'elles viennent de votre page publique ou d'un appel. Une demande reçue au téléphone se saisit directement dans la grille, avec le client, la prestation et l'horaire, et elle occupe la ressource exactement comme les autres. C'est ce qui évite le planning à deux vitesses, la moitié en ligne et la moitié sur un papier.

Vous pouvez aussi joindre une note interne à une réservation. Elle reste dans votre espace et n'apparaît jamais dans les emails envoyés au client.

02Une ressource, un agenda, pas forcément une personne

La confusion la plus fréquente consiste à croire qu'un agenda appartient à un salarié. Ici, l'agenda appartient à la ressource. Une ressource peut être une personne, un véhicule ou un équipement, et elle existe même si personne ne se connecte à sa place.

Deux conséquences pratiques. La fourgonnette équipée a son planning propre, donc deux interventions ne peuvent pas la mobiliser en même temps, même avec deux compagnons libres. Et un poseur qui ne veut pas de compte n'empêche personne de gérer son planning : son agenda tourne, quelqu'un d'autre le remplit.

Quand un salarié rejoint l'équipe et qu'il incarne un agenda, vous rattachez son compte à la ressource correspondante. C'est ce lien qui lui donnera son propre planning au moment de la connexion.

03Trois rôles, et ce que chacun voit vraiment

Le partage d'agenda pose toujours la même question : jusqu'où ouvrir. Trois rôles y répondent, du plus large au plus étroit.

• Propriétaire : accès complet, y compris l'équipe et la facturation. Une organisation en conserve toujours au moins un, il est impossible de retirer le dernier.
• Responsable : gère uniquement les agendas que vous lui confiez, et ne voit que les réservations et les contacts qui s'y rattachent.
• Employé : ne voit que son propre agenda. Un interrupteur décide s'il peut le modifier ou seulement le consulter.

Le périmètre s'applique partout, pas seulement à l'affichage du planning. Un employé ne verra pas la liste complète de vos clients : il n'accède qu'aux contacts qui ont une réservation sur son agenda. Le carnet d'adresses de l'entreprise reste chez le propriétaire.

Un rôle qui rétrécit rétrécit vraiment. Si vous repassez un responsable en employé, les agendas qu'il gérait ne lui restent pas : son périmètre est recalculé à chaque modification.

04Inviter un collègue, et le retirer proprement

Une invitation part par email avec un lien personnel, valable sept jours. Votre collègue rejoint l'organisation depuis son compte existant, ou en crée un au passage. Seul un propriétaire peut inviter, changer un rôle ou retirer quelqu'un.

Le renvoi d'une invitation fabrique un nouveau lien et rend l'ancien inopérant, ce qui est le comportement souhaitable si le premier message a été transféré. Une invitation peut aussi être révoquée avant d'être acceptée : le lien cesse alors de fonctionner immédiatement.

Lorsqu'un salarié part, vous le retirez de l'équipe. Il perd l'accès sur-le-champ, mais les réservations qui le concernent restent dans votre historique. Le départ d'une personne n'efface pas le travail de l'entreprise.

05Congés, chantiers longs et semaines qui ne se ressemblent pas

Chaque ressource porte sa semaine type : les plages où elle est disponible, jour par jour. Deux compagnons qui ne commencent pas à la même heure ont donc deux semaines types différentes, et la personne qui n'ouvre que le mercredi n'apparaît que le mercredi.

Par-dessus, vous posez des exceptions : congés, formation, entretien du véhicule, chantier qui déborde. Un blocage porte un motif, visible de vous seul, et retire la période des créneaux réservables sans toucher aux horaires habituels. C'est le geste le plus fréquent une fois l'outil en place, et le plus rapide.

06Suivre le planning depuis son téléphone

Chaque ressource dispose d'un lien de calendrier au format standard. Copiez-le, ajoutez-le dans Google Agenda, Outlook ou le calendrier de l'iPhone, et le planning de cette ressource apparaît à côté des rendez-vous personnels de la personne concernée. C'est la façon la plus simple de donner le planning à quelqu'un qui ne se connectera jamais à un tableau de bord.

Deux points méritent d'être connus avant de diffuser ce lien. Il donne accès au planning sans mot de passe, et les rendez-vous exportés portent le nom de vos clients : traitez-le comme une clé, pas comme une adresse à coller dans un groupe de discussion. Et il fonctionne dans un seul sens, de DispoSpot vers votre calendrier ; les rendez-vous personnels d'un salarié ne remontent pas dans l'agenda de l'entreprise.

Si un lien a circulé, il peut être révoqué et régénéré, mais l'opération se fait aujourd'hui côté serveur, sans bouton dans l'interface. Écrivez-nous et nous la déclenchons.

07Ce que DispoSpot ne fait pas

• Pas de pointage ni de suivi des heures travaillées. L'agenda dit qui fait quoi, il ne compte pas les heures pour la paie.
• Pas d'import de calendriers extérieurs : le partage vers Google ou Outlook fonctionne dans un seul sens.
• Pas de messagerie interne ni de fil de discussion par chantier. Les notes internes d'une réservation ne remplacent pas un outil de communication.
• Pas de tournée optimisée ni de calcul d'itinéraire entre deux interventions.
• Le paiement en ligne se limite à la réservation, totalité ou acompte au choix et sans commission : il n'édite ni facture ni relance d'impayé.

08Ouvrir un planning d'équipe en une matinée

1. Créez une ressource par agenda réel : chaque personne, chaque véhicule, chaque poste qui limite votre capacité.
2. Donnez à chacune sa semaine type, avec les vraies heures de début, celles du chantier et non celles du contrat.
3. Invitez vos collègues, en commençant par le rôle le plus étroit. On élargit toujours plus facilement qu'on ne restreint.
4. Rattachez chaque salarié à la ressource qu'il incarne, pour qu'il retrouve son planning à la connexion.
5. Distribuez le lien de calendrier à ceux qui préfèrent leur téléphone au tableau de bord.

Le nombre de ressources actives détermine votre formule, et c'est le seul compteur qui compte : le volume de rendez-vous, lui, n'entre jamais dans la facture. Le détail figure sur la page des tarifs, et l'essai se fait sans carte bancaire.

Questions fréquentes